Klantervaring
Geautomatiseerde klantopvolging in een kmo
Bij de verkoop en installatie van meubilair is tijdige communicatie essentieel om klantverwachtingen te beheren en tevredenheid te verzekeren. We hielpen een gespecialiseerde kmo die bedrijven en onderwijsinstellingen bedient om de opvolging van klanten te automatiseren en vertragingen door handmatige meldingen weg te werken.
Om de vertrouwelijkheid te beschermen, kunnen we specifieke details aanpassen. Onze belangrijkste bijdrage geven we altijd correct weer.
Context en doelstellingen
Een kmo gespecialiseerd in de verkoop, levering en installatie van meubilair ondervond grote problemen bij het beheren van de klantencommunicatie.
Met een uitgebreide catalogus en duizenden klanten onder bedrijven en onderwijsinstellingen lukte het team niet om proactief updates te geven. Het bedrijf gebruikte Microsoft 365 Business Central als ERP, maar had geen systeem voor automatische opvolging van klanten.
Klanten moesten dus bellen of mailen om de status van hun bestelling te kennen. Dat maakte de werking minder efficiënt en verlaagde de klanttevredenheid. Het hoofddoel was de opvolging van klanten te automatiseren, zodat ze tijdig meldingen ontvingen van orderbevestiging tot levering.
Aanpak
Het project volgde een iteratieve aanpak rond Microsoft Power Automate en de integratie met Business Central. Dat omvatte:
Sessies om vereisten te verzamelen, bestaande workflows in kaart te brengen en de behoeften van betrokkenen te begrijpen
Een uitgebreide data-analyse van de haalbaarheid van automatisering binnen de bestaande ERP-infrastructuur
Het bouwen van vijf afzonderlijke Power Automate-processen die communicatie starten op belangrijke momenten in de levenscyclus van een bestelling
Zoals altijd werden deze processen iteratief ontwikkeld en gevalideerd met de betrokkenen om juistheid en betrouwbaarheid te verzekeren.
Resultaten
Het team nam een reeks meldingen voor automatische opvolging van klanten in gebruik. Die veranderden de klantervaring en vereenvoudigden de interne werking.
De belangrijkste functies:
Orderbevestiging: een onmiddellijke melding zodra een bestelling in het ERP wordt aangemaakt.
Statusupdates: dagelijkse controles om klanten te informeren zodra producten op voorraad zijn of leverdata van leveranciers wijzigen.
Leveringsplanning: een eenvoudige functie waarmee medewerkers via één invoer de leveringsgegevens naar klanten sturen.
Leveringsbevestiging: automatische meldingen wanneer een levering in het systeem wordt aangemaakt.
Opvolging van vervallende offertes: een dagelijks intern rapport dat medewerkers waarschuwt voor offertes die bijna vervallen.
Uitgebreide documentatie ondersteunt het duurzame beheer van deze processen.
De oplossing bracht het bedrijf van een reactief naar een proactief communicatiemodel, met minder handmatig werk en een hogere klanttevredenheid.
> Meer weten over onze diensten voor agentic AI en automatisering
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kunnen we bepaalde details in onze klantcases aanpassen.