Operationele efficiëntie
Factuurverwerking automatiseren voor meer efficiëntie en betere naleving
Bij strenge nalevingsnormen en hoge boetes, zoals bij facturatieprocessen, is efficiëntie cruciaal. Factuurverwerking automatiseren helpt organisaties de operationele last te verlagen en dure fouten te beperken.
Om de vertrouwelijkheid te beschermen, kunnen we specifieke details aanpassen. Onze belangrijkste bijdrage geven we altijd correct weer.
Context en doelstellingen
Een toonaangevend logistiek bedrijf stond voor een belangrijke operationele uitdaging: het verwerken en controleren van transportfacturen.
Voor die arbeidsintensieve taak verwerkten meerdere voltijdsequivalenten (VTE's) jaarlijks duizenden e-mails. Transportbedrijven wereldwijd stuurden facturen met belangrijke bijlagen die zorgvuldig moesten worden gecontroleerd, om te hoge betalingen voor niet-geleverde of verkeerd geprijsde diensten te voorkomen.
Niets doen hield grote risico's in, waaronder financiële verliezen door boetes voor gemiste deadlines, betalingsfouten en algemene administratieve inefficiëntie.
Samen met Agilytic voerde het bedrijf een gestroomlijnd proces in om:
de benodigde personeelsinzet te verminderen,
de kwaliteitscontrole te versterken,
en aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.
Het doel was helder: factuurverwerking automatiseren om de administratieve last te verlagen en tegelijk correctheid en naleving te waarborgen.
Aanpak
We voerden een aanpak in meerdere fasen uit. Eerst analyseerden we de bestaande workflow grondig, wat hiaten in de documentatie en inefficiënties blootlegde. Vervolgens gingen we in enkele weken van proof of concept (POC) naar volledige industrialisering.
Integratie van AI en LLM's
We ontwikkelden een systeem om factuurinhoud te extraheren met een multimodaal large language model (LLM). Het systeem:
zet facturen om in HTML-bestanden met een correcte gegevensregistratie
vergelijkt ondernemingsnummers op facturen met interne gegevens om naleving te waarborgen
structureert transportdetails en controleert die met logische Python-regels en Pandas tegen de interne transportdatabase om afwijkingen op te sporen
Administratieve automatisering
Om het geautomatiseerde factuurverwerkingssysteem te vervolledigen, werkten we samen met B_Robots om UiPath te implementeren. Daarmee automatiseerden we administratieve taken, zoals e-mailbijlagen uploaden, AI-modules activeren en rapporten bijwerken.
Coaching en documentatie
We leverden uitgebreide procesdocumentatie en coachten de IT-afdeling voor een vlotte overgang naar de industrialiseringsfase.
Resultaten
Het project leverde uitstekende resultaten op. De proof of concept toonde dat de geïndustrialiseerde oplossing jaarlijks meerdere duizenden euro's aan arbeidskosten kon besparen.
Naast die kostenbesparingen maakte geautomatiseerde factuurverwerking waardevolle personeelscapaciteit vrij voor strategische taken.
Dit was ook de eerste geslaagde AI-implementatie bij de klant. Dat gaf innovatie vaart en wekte interesse in AI-toepassingen in de hele organisatie. Dankzij de verbeterde verwerking van transportfacturen kan de organisatie vergelijkbare automatisering nu naar andere dochterondernemingen uitbreiden, voor een bredere verbetering van de operationele efficiëntie en doeltreffendheid.
> Klik hier voor meer informatie over onze diensten voor agentische AI & automatisering
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kunnen we bepaalde details in onze klantcases aanpassen.