Power BI-rapportering herwerken: van 5 werkruimtes naar 3 modellen met helder beheer

Context en doelstellingen

In de loop der tijd ontstonden tientallen Power BI-rapporten in vijf aparte werkruimtes, elk met andere datamodellen en verversingsprocessen. Die versnippering leidde tot inconsistente cijfers, veel handmatige correcties en vermijdbare vertragingen.

De doelen waren:

• Bestaande Power BI-rapporten rationaliseren en versnippering over werkruimtes beperken

• Het datamodel voor België en Nederland harmoniseren door rapportgebonden modellen te vervangen door een gedeeld, gestandaardiseerd semantisch model

• Datastromen en verversingscycli automatiseren om handwerk en fouten te verminderen

• Een praktisch traject bepalen van ‘Day 1’ (ontwerp en prototypes) → ‘Day 2’ (doelarchitectuur en governance) waarmee interne teams verder kunnen

De scope omvatte rapportering over commerciële prestaties op basis van data en aanverwante bronnen voor België en Nederland.

Aanpak

Day 1: ontwerp en prototypes

In de ‘Day 1’-fase zetten Agilytic-experts een eenvoudige stack op om snel te itereren.

Daarna bepaalden ze een standaard semantisch model voor België en Nederland. Samen met zakelijke gebruikers bouwden ze vervolgens de belangrijkste rapporteringsonderdelen om die snel te toetsen.

Day 2: doelarchitectuur en governance

In de ‘Day 2’-fase specificeerde het team een schaalbare doelarchitectuur en transformaties die nieuwe teamleden konden begrijpen en onderhouden.

De tweede grote uitdaging was governance. Die pakten we aan door:

• Verantwoordelijkheden te verduidelijken voor bouwen, goedkeuren en onderhouden binnen Power BI-governance

• Het migratietraject van ‘Day 1’-prototypes naar productieklare ‘Day 2’-onderdelen uit te werken

Werkmodel en overdracht

Het werkmodel legde vast hoe wijzigingen van idee naar productie gaan, met een gebundelde backlog en roadmap.

Het team verzorgde documentatie, intensieve nazorg en kennisoverdracht voor zakelijke en datateams, met betrouwbare dataverversing en snellere updates.

Resultaten

Wat we opleverden

• Een volledige inventarisatie en beoordeling van rapporten over commerciële prestaties en bronnen

• Een geprioriteerde productbacklog en roadmap die Day 1-werk verbindt met Day 2-resultaten

• Een standaard ‘Day 1’-semantisch model en eerste rapporteringsonderdelen, getoetst bij gebruikers

• ‘Day 2’-specificaties voor doelarchitectuur, verantwoordelijkheden en selfservice, met beknopte documentatie

Impact op de organisatie

• Gestandaardiseerde modellen en automatische dataverversing verhoogden de operationele efficiëntie door minder handwerk en fouten.

• Kortere ontwikkelcycli versnelden de ingebruikname en verbeterden de respons op bedrijfsbehoeften.

• Consistente definities en afgestemde bronnen versterkten datakwaliteit en governance.

Kerncijfers:

• We brachten meer dan 10 geïsoleerde datamodellen samen in 3 onafhankelijke, robuuste datamodellen. Dat verlaagde de onderhoudskosten aanzienlijk.

• De omvang van de rapportering daalde van meer dan 100 rapportpagina's naar 30 pagina's.

De verbeteringen gaan verder op het ‘Day 1 naar Day 2’-traject voor Power BI-rapportering en aanverwante analyses!

> Bekijk onze Power BI-opleiding

💡 Waarom Power BI-omgevingen versnipperen

Deze situatie komt vaak voor. Power BI maakt het elk team makkelijk een eigen model te bouwen. Na enkele jaren hebben veel organisaties dan ook vijf werkruimtes met vijf versies van ‘netto-omzet’.

De oplossing is even organisatorisch als technisch. Eén semantisch model per domein, beheerd als een product, met rapporten die de logica gebruiken in plaats van ze opnieuw te definiëren. Governance bepaalt wie bouwt, wie goedkeurt en wie onderhoudt, vóór het volgende rapport wordt gemaakt, niet erna.

Moeten uw teams vóór elke stuurgroepvergadering hun cijfers onderling afstemmen? Dan hebt u hetzelfde probleem in een andere vorm. Daar begint ons werk rond business intelligence meestal.