Operationele efficiëntie
Verhuurprocessen automatiseren in een hogeronderwijsinstelling
Hogeronderwijsinstellingen hebben een efficiënte administratie nodig om medewerkers en studenten goed te bedienen. Samen met een universiteit pakten we grote inefficiënties door handmatige processen en verouderde tools aan met automatisering van verhuurprocessen.
Om de vertrouwelijkheid te beschermen, kunnen we specifieke details aanpassen. Onze belangrijkste bijdrage geven we altijd correct weer.
Context en doelstellingen
Een grote hogeronderwijsinstelling kampte met aanzienlijke operationele inefficiënties bij de verhuur van materiaal. De organisatie worstelde met:
lange goedkeuringstijden,
een gebrek aan standaardprocedures,
omslachtige, foutgevoelige handmatige processen,
miscommunicatie tussen afdelingen.
Die knelpunten leidden tot verspilde middelen, mogelijk omzetverlies en frustratie bij medewerkers en betrokkenen.
De instelling vroeg Agilytic haar verhuur te moderniseren door procedures te standaardiseren voor meer consistentie en handmatige processen te automatiseren. Die automatisering van verhuurprocessen omvatte een centrale data-infrastructuur om zowel efficiëntie als communicatie tussen afdelingen te verbeteren.
Aanpak
We begonnen met een grondige inventarisatie van vereisten en een analyse van bestaande processen en infrastructuur. Op die basis ontwierpen we een nieuw, gestroomlijnd proces met de belangrijkste automatiseringskansen.
Onze oplossing voor verhuurautomatisering gebruikte het Microsoft Power Platform voor een robuust datafundament. We implementeerden:
SharePoint-lijsten voor verhuurgegevens en de zalencatalogus, als één gezaghebbende bron voor alle verhuurdata
Acht Power Automate-flows voor terugkerende taken en goedkeuringen, met minder handmatige tussenkomst
Documentbibliotheken die automatisch inventarisdocumenten en offertes genereren, voor correcte en consistente documenten
Het project omvatte tests, gebruikersacceptatietests, documentatie en overdracht zodat het klantteam het nieuwe systeem kon beheren.
Resultaten
Het geautomatiseerde verhuurbeheersysteem leverde meteen operationele verbeteringen op. De instelling heeft nu een centraal overzicht van alle verhuuractiviteiten, zonder verwarring over de status van bestellingen.
Belangrijkste resultaten:
Medewerkers besteden aanzienlijk minder tijd aan verhuuradministratie dankzij automatisering van handmatige processen.
Het gestandaardiseerde proces en de centrale data verbeterden zowel de interne afstemming tussen afdelingen als de externe communicatie met betrokkenen.
De klant was zeer tevreden over de tijdwinst en onderzoekt hoe de SharePoint-infrastructuur ook kan dienen voor andere operationele behoeften.
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kunnen we bepaalde details in onze klantcases aanpassen.