Ce que la gestion des connaissances signifie vraiment

Quand la plupart des gens entendent gestion des connaissances, ils imaginent des dossiers SharePoint poussiéreux ou une « bible de processus » de 300 pages. Clément Soens, qui passe ses journées à transformer des données brutes en réponses éclairantes, le voit différemment :

Ça commence au plus bas niveau : chaque fonction reçoit une description. Ensuite, chaque script explique comment il se connecte au suivant. Empilez ces couches, et soudain, un étranger peut gérer l'ensemble de votre projet sans paniquer.

Pensez à un échafaudage ascendant plutôt qu'à une bureaucratie descendante. Une seule fonction non documentée est une brique lâche, assez de briques lâches et tout le produit vacille.

Chez Agilytic, c'est les deux faces d'une même pièce

1. Partage Humain à Humain

   • Tech Talks : sessions éclairs de 30 minutes où chacun présente à l'équipe une nouvelle astuce, une erreur évitée de justesse ou un aperçu difficilement acquis.

   • Cahier d’intégration : une liste de contrôle pour la première semaine si complète « que vous pourriez commencer même quand tout le monde est en vacances. »

2. Connaissances structurées et consultables

   • GitHub pour le code (le CTRL + Z universel).

   • Base de données de documents centralisée, consultable et collaborative pour tout le reste : rétro-projets, modèles de propositions, même les fiches techniques.

     • Les suspects habituels ici sont Notion, Confluence, Coda ou Loop de Microsoft. Mais vous devez en choisir un, pas cinq !

La magie opère lorsque ces deux moitiés se rencontrent. Un Tech Talk éblouissant est excellent, mais déposer le diaporama et la transcription dans Notion permet de conserver l'aperçu vivant six mois plus tard.

J'ai une perspective de data scientist sur la gestion des connaissances. Mais la pratique s'étend bien au-delà du code. Il s'agit de capturer les compétences et connaissances acquises lors des projets, qu'il s'agisse de fonctions réutilisables ou d'expertise commerciale. Chez Agilytic, nous documentons toutes les rétrospectives de projets dans une base de données Notion, ce qui devient extrêmement précieux pour les travaux futurs.

— Clément

Pourquoi les startups en ont plus besoin que les géants

Le folklore corporatif dit que la gestion des connaissances est pour les banques et les grandes entreprises. Clément n'est pas d'accord :

Dans une startup, personne n'a 20 ans de contexte. Si vous ne l’écrivez pas, vous recréez la même roue à chaque sprint.

Les bonnes habitudes prises tôt payent des intérêts composés :

Démonter les silos avant qu'ils n'apparaissent

Les silos ne sont pas seulement politiques ; ils sont techniques. Clément illustre cela avec des codes d'erreur. Dans un département IT, le code d'erreur 949 signifiait « valeur manquante », mais dans le département marketing, il signifiait « client inconnu » :

Même numéro, visions du monde différentes. Sans documentation partagée, vous ne saurez jamais quelle réalité est correcte.

Le remède : une source unique de vérité que les deux parties peuvent éditer, et qu'elles sont censées lire avant de contacter un collègue.

Comment savoir que vous êtes en retard à la fête de la gestion des connaissances

• Signal #1 : Les dirigeants passent les réunions d’évaluation à pinailler sur la forme au lieu de débattre du contenu.

• Signal #2 : Les seniors répondent à la même question « Où est ce truc ? » deux fois en une semaine.

• Signal #3 : Les retours en arrière prennent plus de temps que de réécrire à partir de zéro.

Si l'un de ces signaux vous semble familier, bloquez deux heures ce vendredi. Commencez un document vivant :

1. Écrivez le plus grand risque de « connaissances tribales » d'aujourd'hui.

2. Ajoutez un mode d'emploi en un paragraphe.

3. Liez-le à un endroit évident.

Répétez cela le vendredi suivant. Même s'il y a beaucoup à faire, le mouvement bat une liste de tâches sans fin.

Boîte à outils pour un démarrage rapide

Le rendement

• Résilience : Les projets survivent aux turnovers.

• Efficacité : Réponses en 30 secondes, pas 5 minutes à jouer au jeu de la patate chaude avec « où est ce document ? ».

• Autonomie : Moins d'interruptions, concentration plus profonde.

• Bonus de valorisation : Une base de connaissances bien rangée est un atout en or pour les levées de fonds ou les ventes.