Operationele efficiëntie
Hoe automatisering projectbeheer bij een overheidsdienst efficiënter maakte
Overheidsorganisaties beheren grote portefeuilles van complexe projecten. Toch steunen veel ervan nog op handmatige processen die de uitvoering vertragen en communicatieknelpunten veroorzaken. Agilytic werkte met een Belgische overheidsdienst om aan te tonen hoe automatisering de workflows voor projectbeheer kon verbeteren, door tijdrovende bestandsuitwisselingen te vervangen door een gestroomlijnd, datagedreven proces.
Om de vertrouwelijkheid te beschermen, kunnen we specifieke details aanpassen. Onze belangrijkste bijdrage geven we altijd correct weer.
Context en doelstellingen
Een Belgische overheidsdienst houdt toezicht op talrijke complexe projecten. Om die op te volgen, moeten meerdere Excel-bestanden worden verstuurd, bijgewerkt en samengevoegd om feedback te verzamelen van verschillende betrokkenen: het algemeen secretariaat, algemene administraties, regeringsvertegenwoordigers enzovoort.
Zo'n handmatig proces voor projectbeheer kost veel tijd en vereist geregeld heen-en-weercommunicatie om informatie op te vragen en samen te voegen. De dienst vroeg Agilytic aan te tonen dat automatisering van deze workflow de projectuitvoering aanzienlijk efficiënter kon maken.
Aanpak
Contextanalyse en toolselectie
We begonnen met een workshop voor bedrijfsanalyse met de belangrijkste betrokkenen, om hun operationele behoeften te begrijpen en knelpunten in het bestaande projectbeheer te vinden.
We voerden een marktanalyse uit van beschikbare no-code- en low-codetools om de dataverzameling te vereenvoudigen. Het doel was maximaal bestaande oplossingen te gebruiken, zodat de klant kleine aanpassingen zelfstandig kon uitvoeren zonder van een derde partij af te hangen.
Agile ontwikkeling van de datastroom
We werkten in een agile aanpak aan de ontwikkeling van de datastroom met een combinatie van tools:
Power Apps voor dataverzameling
TIMi voor ETL-processen
Zenkit als centrale datareferentie
Power BI voor rapportering
Aanbevelingen en opgeleverde onderdelen
We formuleerden aanbevelingen voor de ontwikkeling van een productieklare datastroom. We adviseerden een infrastructuur die bij de behoeften paste, op basis van:
De marktstudie
Praktijkervaring met de geselecteerde tools
De bedrijfsvereisten
De belangrijkste opgeleverde onderdelen waren:
Een PowerPoint-presentatie met aanbevelingen en de voorgestelde infrastructuur
TIMi-scripts om Zenkit te bevragen, ETL uit te voeren en databestanden aan te maken voor Power Apps
Power BI-dashboards
Richtlijnen voor Microsoft-licenties voor Power Automate en Power Apps
Resultaten
Dit proof-of-valueproject bevestigde de aanzienlijke voordelen van het automatiseren van de workflow voor projectbeheer:
Geautomatiseerde dataverzameling en samenvoeging
Duidelijkere en snellere communicatie tussen betrokkenen
Betrouwbaardere opvolgingstools op basis van betrouwbare, gecentraliseerde data
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kunnen we bepaalde details in onze klantcases aanpassen.