Efficacité Opérationnelle
L’automatisation au service de l’efficacité : révolutionner la gestion de projet dans les services publics
Les organisations du secteur public gèrent souvent des portefeuilles complexes de projets, mais beaucoup restent freinées par des processus manuels qui ralentissent l’exécution et créent des goulots d’étranglement dans la communication. Agilytic a collaboré avec un organisme gouvernemental belge pour démontrer comment l’automatisation pouvait transformer ses flux de travail, en remplaçant les échanges de fichiers chronophages par un processus rationalisé et data-driven
Pour protéger la confidentialité, nous pouvons modifier certains détails tout en préservant l'essence de notre contribution principale.
Contexte & objectifs
Notre client, un organisme gouvernemental belge, supervise de nombreux projets complexes dont le suivi reposait sur :
l’envoi, la mise à jour et la consolidation manuelle de fichiers Excel pour recueillir les retours de divers acteurs (Secrétariat général, Administrations générales, représentants gouvernementaux, etc.) ;
des échanges réguliers et fastidieux pour solliciter et consolider les informations.
Ce processus chronophage et peu fiable limitait l’efficacité opérationnelle. L’organisme a sollicité Agilytic pour prouver que l’automatisation pouvait rendre la gestion de projet bien plus performante.
Démarche
Analyse du contexte et sélection des outils
Nous avons commencé par un atelier d’analyse métier avec les parties prenantes clés pour identifier les besoins opérationnels et les points de friction dans le processus existant.
Nous avons ensuite mené une analyse de marché des outils no-code/low-code pour simplifier la collecte des données, en privilégiant des solutions autonomes et évolutives, réduisant ainsi la dépendance à des tiers.
Développement agile du flux de données
Un flux de données automatisé a ensuite été conçu en combinant plusieurs outils :
Power Apps pour la collecte des données ;
TIMi pour les processus ETL (Extraction, Transformation, Chargement) ;
Zenkit comme référentiel centralisé ;
Power BI pour le reporting et la visualisation.
Recommandations et livrables
Nous avons proposé une infrastructure adaptée aux besoins du client, basée sur notre expérience pratique avec les outils sélectionnés ainsi que les exigences métiers.
Livrables clés :
une présentation PowerPoint détaillant les recommandations et l’infrastructure proposée ;
des scripts TIMi pour interroger Zenkit, automatiser les processus ETL et alimenter Power Apps ;
des tableaux de bord Power BI pour un suivi en temps réel ;
des directives sur les licences Microsoft (Power Automate et Power Apps).
Résultats
Ce projet de Proof of Value a confirmé les avantages d'un processus de gestion de projet automatisé : une communication plus claire et plus rapide entre les parties prenantes, et des outils de suivi plus fiables.
Pour garantir la confidentialité, nous modifions parfois certains détails dans nos études de cas.