Efficacité Opérationnelle
Automatiser le traitement des factures pour plus d'efficacité
Dans le domaine de la facturation, où les normes de conformité sont strictes et les pénalités sont lourdes, l’efficacité est cruciale. Dans ce cadre, automatiser traitement des factures permet aux organisations de réduire la charge opérationnelle tout en minimisant les erreurs.
Pour protéger la confidentialité, nous pouvons modifier certains détails tout en préservant l'essence de notre contribution principale.
Contexte et objectifs
Un leader du secteur logistique était confronté à un défi opérationnel majeur : le traitement et la vérification des factures de transport.
Cette tâche, extrêmement chronophage, mobilisait plusieurs équivalents temps plein (ETP) pour gérer des milliers d’e-mails chaque année. Les entreprises de transport du monde entier envoyaient des factures accompagnées de pièces jointes critiques, nécessitant une vérification minutieuse pour éviter les surpaiements liés à des services non livrés ou mal facturés.
Résultat : des pertes financières dues aux pénalités de retard, erreurs de paiement et inefficacités administratives globales.
L'entreprise souhaitait donc mettre en place un processus optimisé pour :
réduire les besoins en personnel ;
renforcer le contrôle qualité ;
faire des économies.
L’objectif était clair : automatiser le traitement des factures pour alléger la charge administrative, tout en garantissant précision et conformité.
Démarche
Nous avons déployé une stratégie en plusieurs phases pour relever ce défi, en commençant par une analyse approfondie du workflow existant, révélant des lacunes dans la documentation et des inefficacités. Nous sommes ensuite passés d’une preuve de concept (PoC) à une industrialisation complète en quelques semaines.
Intégration de l’IA et des LLM
Nous avons développé un système d’extraction des données des factures basé sur un modèle de langage multimodal (LLM). Ce système :
convertit les factures en fichiers HTML tout en garantissant une capture précise des données ;
vérifie les numéros d’entreprise sur les factures en les croisant avec les registres internes pour assurer la conformité ;
structure les détails de transport et les valide par rapport à la base de données interne, en utilisant des règles logiques Python et Pandas pour identifier les incohérences.
Automatisation administrative
Pour finaliser le nouveau système de traitement des factures, nous nous sommes associés à B_Robots pour implémenter UiPath. Cela a permis d’automatiser des tâches administratives telles que :
le téléchargement des pièces jointes des e-mails ;
le déclenchement du module IA ;
la mise à jour des rapports.
Formation et documentation
Nous avons fourni une documentation complète du processus et accompagné le service informatique pour assurer une transition fluide vers la phase d’industrialisation.
Résultats
Le projet a donné des résultats exceptionnels. Le PoC a démontré un potentiel d’économie annuel dépassant 100 000 € avec la mise en œuvre de la version industrialisée.
Au-delà de ces économies, l’automatisation du traitement des factures a libéré du personnel pour qu’il se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ce projet a également marqué la première implémentation réussie d’IA pour le client, créant une dynamique d’innovation et suscitant un intérêt pour l’exploration d’autres applications de l’IA au sein de l’organisation. Cette optimisation du traitement des factures de transport a positionné l’entreprise pour étendre des stratégies d’automatisation similaires à d’autres filiales, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle globale.
Pour garantir la confidentialité, nous modifions parfois certains détails dans nos études de cas.