Contexte et objectifs

Un grand établissement d’enseignement supérieur avait identifié un manque d'efficacité dans la gestion de ses locations d’équipements et de salles. Les principaux obstacles étaient :

• des délais d’approbation excessifs ;

• l'absence de procédures standardisées ;

• des workflows manuels chronophages et sources d’erreurs ;

• une communication inefficace entre les services.

Ces dysfonctionnements entraînaient un gaspillage de ressources, des pertes de revenus et une frustration croissante parmi le personnel et les utilisateurs.

L'objectif était donc le suivant : moderniser la gestion des locations en standardisant les procédures, en automatisant les workflows et en centralisant les données pour faciliter la collaboration entre les services.

Démarche

Notre intervention a débuté par une analyse approfondie des besoins et des processus existants, suivie de la conception d’un nouveau système.

La solution s’est appuyée sur la Microsoft Power Platform pour créer une infrastructure robuste, incluant :

• des listes SharePoint pour gérer les détails des locations et le catalogue des salles, offrant une source de données unique et fiable ;

• huit flux Power Automate pour automatiser les tâches répétitives et les processus d’approbation, réduisant drastiquement les interventions manuelles ;

• des bibliothèques de documents générant automatiquement les inventaires et les devis, garantissant précision et cohérence.

Le projet a intégré des phases de test, de validation utilisateur, de documentation et de transfert de compétences pour assurer l’autonomie de l’équipe cliente.

Résultats

La mise en place de ce système automatisé a rapidement généré plusieurs améliorations opérationnelles :

• une vue centralisée sur toutes les activités de location, éliminant les confusions sur l’état des commandes ;

• un gain de temps significatif pour le personnel, libéré des tâches administratives répétitives ;

• une meilleure coordination interne grâce à des procédures standardisées et des données centralisées ;

• une communication optimisée avec les parties prenantes.

L’établissement a exprimé une grande satisfaction quant aux gains réalisés et envisage désormais d’étendre l’utilisation de SharePoint à d’autres besoins opérationnels.