Een AI-roadmap opstellen: onze methode van vier weken
Een AI-roadmap is een gerangschikte lijst van de AI-toepassingen in uw organisatie die financiering verdienen, met per punt een businesscase, de benodigde data, de risico’s en de volgorde van uitvoering. Een goede roadmap neemt twee tot vier weken in beslag en eindigt met een plan dat uw directiecomité punt voor punt kan goedkeuren of afwijzen.
De meeste roadmaps die ik bij Belgische bedrijven zie, zijn iets anders: een lijst met tools om te kopen. Copilot voor iedereen, een chatbot voor de klantendienst, ‘iets met agents’ voor de bedrijfsvoering. Niemand heeft nagegaan of de data beschikbaar is, wie verantwoordelijk wordt voor het resultaat of wat dit aan de winst-en-verliesrekening verandert. Zes maanden later zijn de licenties betaald en zijn de pilots nog altijd pilots.
Dit is de methode die wij gebruiken.
Vertrek van de business, niet van de tools
In de eerste workshop komt AI niet aan bod. We stellen het directiecomité drie vragen: welke cijfers zijn dit jaar het belangrijkst, waar besteden medewerkers tijd aan werk dat ze liever niet doen, en voor welke beslissingen is er te weinig informatie? De antwoorden vormen het kader waaraan we elk AI-idee toetsen.
Hier spreken we ook af wat ‘de investering waard’ betekent. Voor de ene klant is dat de marge, voor de andere de uren die vrijkomen in een team dat geen nieuwe medewerkers kan aannemen.
Verzamel breed ideeën en beperk de lijst daarna snel
In week één en twee interviewen we elke afdeling een uur lang. Medewerkers weten waar het stropt. Een finance-team kan precies aangeven welke afstemming elke maand drie dagen opslorpt, en een salesteam weet welke opvolgingen nooit gebeuren.
Een middelgroot bedrijf komt meestal met tientallen ideeën. In een recent directieprogramma verzamelden we er 210. Dat is prima. De volgende stap dient om de meeste ideeën met een goede reden te schrappen.
Artefact, de groep waar Agilytic deel van uitmaakt, publiceerde een goed voorbeeld: samen met Bora Brasil bracht het bedrijf 83 ideeën terug tot 33, vervolgens 24 en uiteindelijk vijf toepassingen voor het eerste jaar, in negen weken (klantcase).
Beoordeel elk idee aan de hand van dezelfde vijf criteria
Criterium | Onze vraag |
Waarde | Wat verandert er per jaar aan de winst-en-verliesrekening of aan het aantal uren als het werkt? |
Haalbaarheid | Is dit eerder gedaan met de huidige AI, op deze schaal? |
Beschikbaarheid van data | Bestaat de data, is die toegankelijk en is de kwaliteit voldoende? |
Risico | Wat gebeurt er als de AI een fout maakt? Valt dit onder hoog risico volgens de AI Act? |
Inspanningen voor invoering | Hoeveel mensen moeten hun manier van werken aanpassen? |
De tabel lijkt vanzelfsprekend. Ze is nuttig omdat dezelfde mensen elk idee in dezelfde sessie beoordelen. Zo krijgt een favoriet project geen soepelere score.
Bekijk de data voordat u iets belooft
Voor de tien beste ideeën openen we de echte data: de gedeelde schijf, de CRM-export, de ticketgeschiedenis. Goede ideeën sneuvelen hier vaker dan om welke andere reden ook. De e-mails van klanten zijn nergens doorzoekbaar opgeslagen, of productdata staat in drie spreadsheets die elkaar tegenspreken. Dat ontdekt u beter in week drie dan in maand drie van een project.
Kies tussen bouwen, kopen of gebruiken wat u al betaalt
Veel toepassingen vereisen helemaal geen project. Draait uw bedrijf op Microsoft 365, dan kan Copilot vergaderingen samenvatten en eerste versies opstellen zodra medewerkers ervoor zijn opgeleid. Teams die veel schrijven, analyseren of coderen halen vaak meer uit ChatGPT Enterprise of Claude. Agents die in uw ERP of CRM handelen, moeten meestal worden gebouwd.
De roadmap maakt die keuze per punt. Zo koopt u geen platform voor één probleem en bouwt u niets wat een bestaande licentie al kan.
Plan twaalf maanden met drie soorten initiatieven
We verdelen de shortlist in quick wins (productiviteit binnen het huidige proces), onderscheidende initiatieven (iets wat concurrenten niet gemakkelijk kunnen kopiëren) en transformatieve projecten (een nieuwe manier om klanten te bedienen). Een goed eerste jaar omvat twee of drie quick wins om vertrouwen op te bouwen en de rest te financieren, één onderscheidend initiatief en hoogstens één transformatief project.
Elk punt krijgt een verantwoordelijke uit de business, niet uit IT, en één cijfer dat aangeeft of het gewerkt heeft.
Leg tegelijk de spelregels vast
In een roadmap bepaalt u ook wat AI wel en niet mag doen in uw bedrijf: welke data in welke tool mag, wie een zelfstandig handelende agent goedkeurt en hoe u het werk ervan controleert. Voor sommige toepassingen gelden verplichtingen onder de EU AI Act, bijvoorbeeld bij aanwerving en kredietbeoordeling. Breng die nu in kaart: ze beïnvloeden de timing.
Wat het directiecomité ontvangt
De gerangschikte lijst, met scores en redenen waarom ideeën zijn geschrapt
Een businesscase van één pagina voor elk van de drie tot vijf gekozen toepassingen
De toolkeuze per toepassing
Een planning voor twaalf maanden, met verantwoordelijken en meetpunten
Een eerste versie van een AI-gebruiksbeleid als u dat nog niet hebt
De eerste proof of value, afgebakend en klaar om te starten
Na de roadmap
De eerste proof of value duurt op echte data doorgaans vier tot acht weken. Wat de test doorstaat, brengen we in productie. Daar lopen de meeste AI-projecten vast. Onze forward deployed engineers helpen precies in die fase: ze werken in uw team tot de toepassing draait en uw medewerkers er zelf eigenaar van zijn.
We stelden zulke roadmaps op voor een automerk dat verdronk in ongeorganiseerde data (klantcase), een bank die haar conversie wilde verbeteren (klantcase) en de digitale transformatie van een ziekteverzekeraar (klantcase). Een ander directieteam koos een andere aanpak en begon met Copilot voor het directiecomité zelf (klantcase).
Op de laatste dag is het nuttigste wat het directiecomité met de lijst kan doen: punten schrappen. Wat na dat gesprek overblijft, heeft een verantwoordelijke.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een AI-roadmap?
Twee tot vier weken voor een middelgroot bedrijf. Grote groepen hebben mogelijk een roadmap per bedrijfseenheid nodig.
Wie moet erbij betrokken zijn?
Het directiecomité tijdens de eerste en laatste sessie, één persoon per afdeling voor de interviews en iemand die weet waar de data staat.
Hebben we een roadmap nodig voordat we Copilot of ChatGPT invoeren?
Niet om te beginnen. Zonder roadmap blijft de invoering echter vaak beperkt tot e-mails en vergaderingen samenvatten. De roadmap geeft aan waar de tool daarna voor kan dienen.
Hoe vaak moeten we de roadmap bijwerken?
Om de zes maanden. Modellen en prijzen veranderen snel; uw ideeënlijst dus ook.
Julien Theys, medeoprichter van Agilytic. Bespreek uw AI-roadmap met ons.